Dois municípios compram o mesmo leite UHT, no mesmo mês. Um paga R$ 4,80 o litro; o outro, R$ 6,10. Nenhum dos dois errou: um fica a 30 km do centro de distribuição, o outro a 400 km de estrada com frete próprio.
Uma pesquisa de preços que ignora a geografia trata os dois valores como se fossem intercambiáveis — e produz uma estimativa que não corresponde a nenhum mercado real.
Por que a distância mexe no preço
Três mecanismos, todos concretos:
Logística. Frete é parte do custo, e cresce com a distância, com a qualidade da estrada e com o tamanho do lote. Em itens de baixo valor unitário e alto volume — alimentos, material de limpeza, papel — o frete pode ser a diferença inteira entre dois preços.
Escala e concorrência local. Uma região com três distribuidores disputa preço; uma região atendida por um só, não. O preço homologado num município reflete a concorrência que existe lá, não a que existe em tese.
Condições de mercado regionais. Safra, polo industrial próximo, tributação estadual. O mesmo item tem custo de reposição diferente em regiões diferentes.
A consequência prática: um preço homologado num município vizinho carrega essas condições embutidas — as mesmas que vão valer na sua contratação. A média nacional dilui tudo isso num número que não é de lugar nenhum.
O que a norma diz sobre isso
Nada expressamente — e isso é importante saber. Nem a Lei 14.133 nem a IN 65 mandam priorizar preços da mesma região. O que a norma exige é que a estimativa seja compatível com os valores praticados pelo mercado.
É exatamente daí que vem o argumento: o "mercado" de um município do interior não é o mercado abstrato nacional — é o conjunto de fornecedores que efetivamente entregam ali. Usar preços da vizinhança não é um atalho; é uma leitura mais fiel do que o art. 23 pede.
Na prática do controle, a pertinência regional costuma ser bem recebida justamente porque ela explica variações que, sem contexto, parecem sobrepreço ou inexequibilidade.
Como aplicar o critério
1. Comece perto, amplie se precisar
Busque primeiro contratações de municípios da sua região. Se a amostra ficar menor que o mínimo — três preços comparáveis —, amplie o raio de forma progressiva e registre a ampliação: "não localizados três preços no raio de 100 km; ampliada a busca para o estado".
2. Não descarte o preço distante — contextualize
O preço de outra região não é inválido; é menos representativo. Ele pode entrar na cesta, especialmente quando a amostra local é curta. O que muda é a leitura: se o valor distante destoa, a distância é uma explicação a considerar antes de tratá-lo como inconsistente ou excessivo.
3. Registre o critério no processo
Como todo critério de seleção de amostra, este precisa estar escrito:
Priorizaram-se contratações homologadas de municípios da região, por melhor refletirem as condições logísticas e de mercado da contratação. A amostra foi complementada com contratações do estado nos itens em que a busca regional retornou menos de três preços.
Duas frases. É o que transforma uma preferência em método.
O obstáculo operacional
O critério é simples; aplicá-lo manualmente, não. As ferramentas de consulta não costumam ordenar por distância — retornam o país inteiro, e cabe a quem pesquisa reconhecer municípios, estimar distâncias e filtrar na mão, item por item.
Numa lista de 60 itens, ninguém faz isso. O critério da proximidade morre não por discordância, mas por custo de tempo.
Como o AnalisePreços resolve
A proximidade é um recurso de primeira classe do produto: os resultados têm coluna de distância em quilômetros até o seu município, e a busca aceita um raio máximo — "só preços num raio de 150 km". Você vê primeiro o que foi pago nos municípios vizinhos, sem reconhecer município por município na mão.
O relatório registra a origem de cada preço — órgão, município, data — o que documenta o critério regional por si só. Veja a página Busca Automatizada em detalhe.