Toda contratação pública começa por um número: quanto isso deve custar. Esse número tem nome na Lei 14.133/2021 — é o valor estimado da contratação —, e dele dependem coisas que vêm bem depois: a modalidade, o enquadramento da dispensa, a dotação orçamentária, o julgamento das propostas e a decisão sobre o que é preço inexequível ou excessivo.
Errar para cima é pagar caro. Errar para baixo é licitação deserta, contrato que não se sustenta, aditivo. E errar sem registrar como se chegou ao número é o que rende apontamento, mesmo quando o valor está certo.
Esta página explica o que é o preço estimado, de onde ele pode vir, como se calcula e o que precisa ficar no processo.
O que é o preço estimado
É o valor que a Administração define, antes de contratar, como referência do que aquele objeto custa no mercado. Ele não é um palpite nem uma meta de economia: é o resultado de uma pesquisa, e a lei diz de onde essa pesquisa deve vir.
A Lei 14.133/2021 trata do tema no art. 23: o valor previamente estimado da contratação deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas.
Três consequências práticas disso, que costumam passar despercebidas:
O preço estimado define a modalidade e o rito. É ele que diz se a contratação cabe no limite da dispensa ou se exige pregão. Um valor estimado frouxo não é só impreciso — pode enquadrar o processo na via errada.
Ele é o parâmetro do julgamento. Proposta muito abaixo do estimado abre a discussão de inexequibilidade; muito acima, de preço excessivo. Sem uma estimativa bem fundamentada, as duas conversas ficam sem régua.
Ele precisa ser demonstrável, não apenas correto. O controle não confere se o número é o "certo" — confere se o caminho até ele está registrado.
Preço estimado, preço referencial, valor estimado: é tudo a mesma coisa?
Na prática do dia a dia essas expressões circulam como sinônimas, e na maior parte das vezes é isso mesmo que são. Mas vale separar, porque a diferença aparece justamente quando alguém questiona:
Valor estimado da contratação é o termo da lei. É o número final, para o objeto inteiro, que instrui o processo.
Preço estimado costuma designar a mesma coisa, com ênfase no item: o preço unitário que a Administração espera pagar por cada linha da lista.
Preço referencial é a expressão mais usada para a fonte: o preço obtido numa tabela oficial, num sistema de governo ou numa contratação anterior, que serve de referência para compor a estimativa. Um preço referencial é um insumo; o preço estimado é o resultado.
Preço máximo aceitável é outra coisa, e é onde mais se confunde. É o teto que o edital fixa para aceitar uma proposta. Ele pode coincidir com o estimado, mas é uma decisão distinta, que precisa de justificativa própria.
A diferença importa numa situação concreta: quando o auditor pergunta "de onde veio esse valor?", a resposta correta descreve os preços referenciais consultados e o método que os transformou no valor estimado. Responder apenas "é o preço de mercado" não é resposta.
De onde vêm os preços: as fontes do art. 23
O art. 23 lista os parâmetros admitidos, e a IN SEGES/ME nº 65/2021 detalha a ordem em que devem ser buscados — adotada como referência por boa parte de estados e municípios, mesmo sem vinculação obrigatória:
- Composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item em sistemas oficiais de governo;
- Contratações similares de outros entes públicos;
- Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, tabelas de referência e sítios especializados, com data e hora de acesso;
- Pesquisa direta com fornecedores;
- Pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas.
A ordem é o ponto. Os dois primeiros parâmetros são preços públicos — valores que a Administração já pagou, em contratações concluídas. Os três orçamentos de fornecedor, que durante décadas foram sinônimo de "pesquisa de preços", aparecem em quarto lugar.
Usar o quarto parâmetro sem justificar por que os primeiros não serviram é um dos apontamentos mais frequentes do controle. O guia da IN SEGES 65/2021 percorre cada parâmetro, e a página sobre banco de preços explica como acessar os dois primeiros em escala, quando a lista tem oitenta itens em vez de um.
Nada impede combinar fontes — ao contrário. A combinação de origens diferentes é o que a jurisprudência chama de cesta de preços, e há um guia próprio sobre como montá-la.
Como se calcula
A norma admite média, mediana ou menor preço sobre o conjunto de valores obtidos. As três são legítimas. O que não é legítimo é não dizer qual foi usada, nem por quê.
Média é sensível a valores extremos: um único preço muito alto ou muito baixo desloca o resultado inteiro. Serve quando a amostra é homogênea.
Mediana é o valor do meio, e resiste a extremos. É a escolha mais defensável quando os preços estão dispersos — o caso mais comum em compras públicas, em que o mesmo item aparece contratado em municípios de portes muito diferentes.
Menor preço é o mais conservador, e o mais arriscado: se o menor valor da amostra veio de uma contratação atípica, a estimativa nasce inviável e a licitação tende a fracassar.
Uma frase de três linhas no processo resolve a objeção inteira: "Adotou-se a mediana por ser menos sensível a valores extremos, dada a dispersão observada na amostra." O guia média, mediana ou menor preço mostra como escolher em cada situação.
Antes de qualquer cálculo, uma verificação obrigatória: os preços precisam estar na mesma unidade. Caixa com 50, fardo com 12 e unidade avulsa não são comparáveis, e misturá-los é a causa mais comum de "preço absurdo" numa amostra.
O que precisa ser descartado — e justificado
A IN 65 manda excluir do cálculo os valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados. Isso não é opcional. Mas também não pode ser silencioso.
Se um preço foi retirado da cesta, o processo precisa dizer qual e por qual critério. Descarte sem justificativa é o achado mais fácil de um auditor: ele sugere que o resultado foi escolhido antes do cálculo.
O critério pode ser objetivo e simples — por exemplo, descartar valores que se afastem além de um percentual definido da mediana —, desde que declarado antes e aplicado a todos. O guia sobre preços inexequíveis e excessivos traz os critérios usuais e como registrá-los.
Quanto ao tamanho da amostra: três preços é o piso, não a meta. Quanto maior a dispersão, mais preços a estimativa exige para significar alguma coisa.
Quando o orçamento estimado pode ser sigiloso
Este é o ponto que gera mais dúvida, e a Lei 14.133 mudou o cenário.
Onde esse valor vai parar, e acompanhado de quê, está no guia sobre o termo de referência e o estudo técnico preliminar.
O art. 24 admite que o orçamento estimado da contratação tenha caráter sigiloso, desde que justificado, sem prejuízo da divulgação dos quantitativos e das demais informações necessárias para a elaboração das propostas. E fixa a ressalva que importa: o sigilo não prevalece para os órgãos de controle interno e externo.
Duas consequências práticas:
Sigiloso não é secreto. O valor continua no processo, continua acessível ao controle e será divulgado depois. O sigilo é temporário e tem finalidade específica: evitar que o preço estimado funcione como âncora para as propostas.
Sigilo não dispensa fundamentação — aumenta a exigência. Um orçamento sigiloso mal fundamentado é pior que um público, porque quando o controle finalmente o examina, já não há como refazer a pesquisa daquele momento.
Há ainda a hipótese em que o sigilo não cabe: quando o critério de julgamento é o maior desconto, o preço estimado precisa constar do edital — sem ele, não há sobre o que aplicar o desconto.
O que registrar no processo
O que sustenta a estimativa não é o número, é a cadeia de decisão até ele. O mínimo:
- A origem de cada preço consultado: órgão, data, modalidade, valor unitário, e o endereço da fonte quando for consulta a sistema;
- A data da pesquisa — preços têm validade, e uma pesquisa antiga fundamenta mal uma contratação de hoje;
- O método adotado e o motivo da escolha;
- Os valores descartados e o critério do descarte;
- O responsável pela pesquisa, identificado.
Se esses cinco itens estão no processo, a estimativa se defende sozinha — inclusive anos depois, quando ninguém lembra como o número foi obtido, e inclusive se a ferramenta usada na consulta não existir mais. É por isso que documentar a pesquisa de preços importa mais do que qual sistema foi usado.
Como o AnalisePreços produz o preço estimado
O produto foi construído em torno exatamente dessas exigências.
A fonte são os dois primeiros parâmetros. A base é de contratações públicas homologadas em todo o território nacional — preço efetivamente pago, não proposta de fornecedor.
A lista inteira, de uma vez. Você entrega a planilha do setor requisitante como ela veio, e o sistema cota item por item em segundo plano. A estimativa de uma lista de oitenta itens deixa de ser um projeto de semana.
Unidades comparáveis antes do cálculo. O Divisor converte caixa, fardo e pacote para o preço unitário, o que elimina a causa mais comum de distorção na amostra.
Média e mediana por fórmula fechada. O método é declarado e auditável, sobre os preços que você selecionou. Nenhum número do relatório sai de inteligência artificial — o Assistente IA ajuda a encontrar o item e a revisar uma seleção incoerente; ele nunca calcula.
O relatório sai pronto para o processo, com a origem de cada preço, o método, os descartes, a data, o brasão do órgão e o responsável.
O método está descrito em detalhe na página Pesquisa de preços e o Tribunal de Contas.
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