A pesquisa de preços é a etapa que define o valor estimado da contratação — e é por ela que quase todo apontamento de controle começa. Não porque seja difícil, mas porque costuma ser feita no fim do prazo, com a fonte mais fácil, e sem registro do raciocínio.
Este guia percorre o que a Lei 14.133/2021 exige, em que ordem, com que método e o que precisa ficar no processo.
Onde a lei trata do assunto
O dispositivo é o art. 23 da Lei 14.133/2021. Ele estabelece que o valor previamente estimado da contratação deve ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a contratar.
Para bens e serviços em geral, o § 1º lista os parâmetros que podem ser usados, "adotados de forma combinada ou não":
- Composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente no painel para consulta de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP);
- Contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à data da pesquisa, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;
- Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenham a data e hora de acesso;
- Pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que os orçamentos não tenham sido obtidos com mais de seis meses de antecedência da data de divulgação do edital;
- Pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, na forma do regulamento.
No âmbito federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021 detalha a operação. Ela não vincula estados e municípios, mas é adotada como referência por boa parte deles — e é o texto que os Tribunais de Contas costumam usar como régua de razoabilidade.
A ordem importa mais do que a lista
Aqui está o ponto que muda a prática de quem executa: a IN 65 determina que os parâmetros dos incisos I e II sejam priorizados.
Ou seja: preços públicos primeiro. Composição de custos a partir de sistemas oficiais e contratações similares de outros órgãos vêm antes de mídia especializada, antes de orçamento de fornecedor e antes da base de notas fiscais.
Acessar esses dois parâmetros para uma lista inteira, item por item, é exatamente a função de um banco de preços. E o número que a pesquisa produz no fim — o valor estimado da contratação, que vai para o estudo técnico preliminar e para o termo de referência — tem exigências próprias de cálculo e de registro.
Isso inverte um hábito de décadas. "Fazer pesquisa de preços" significou, por muito tempo, pedir orçamento a três empresas. Sob a regra atual, essa é a fonte de quarta prioridade — e usá-la isoladamente, sem justificar por que as fontes prioritárias não foram utilizadas, é um dos apontamentos mais frequentes.
A razão é direta: orçamento é proposta, preço homologado é fato. Um orçamento é o que um fornecedor diz que cobraria numa compra que talvez não aconteça. Um preço homologado é o valor pelo qual alguém efetivamente venceu um certame e assinou contrato.
O que fazer quando a fonte prioritária não serve
Nem sempre existe preço público para o item. Objeto muito específico, mercado concentrado, especificação nova — acontece.
A resposta não é pular direto para os três orçamentos e seguir em frente. É registrar a tentativa e a razão. Uma frase resolve:
Consultadas as fontes dos incisos I e II para o item X, não foram localizadas contratações públicas com especificação compatível no período. Adotou-se, por isso, o parâmetro do inciso IV, com a justificativa da escolha dos fornecedores registrada nos autos.
O que o controle cobra não é que a fonte prioritária tenha sido usada sempre. É que a escolha da fonte tenha sido deliberada e documentada.
Como calcular o preço estimado
A IN 65 estabelece que serão utilizados, como métodos para obtenção do preço estimado, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa — desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados.
Três coisas nessa frase costumam passar batido:
Os três métodos são igualmente válidos. A lei não impõe a média. Escolher a mediana ou o menor preço é legítimo — desde que justificado.
Três preços é o piso, não a meta. Quanto mais dispersos os valores, mais preços são necessários para que a estimativa signifique alguma coisa. Três preços com variação de 300% entre eles não sustentam uma estimativa; sinalizam que a especificação está ambígua ou que a amostra é insuficiente.
A exclusão de valores é obrigatória, e não pode ser silenciosa. Valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados devem sair do cálculo — mas o processo precisa dizer quais saíram e por qual critério. Descarte sem justificativa é o achado mais fácil de um auditor: sugere que o resultado foi escolhido antes do cálculo.
O tema da escolha do método tem um guia próprio: Média, mediana ou menor preço. A exclusão de valores tem o seu: preços inexequíveis e excessivos.
A cesta de preços
A expressão não está na lei, mas é corrente na jurisprudência do TCU e vale a pena entender: cesta de preços é a reunião de valores de mais de uma fonte, combinada, em vez de uma origem única.
A lógica é a mesma que sustenta a ordem de prioridade. Uma fonte só, por melhor que seja, representa um recorte. Duas ou três fontes combinadas descrevem melhor o mercado e são muito mais difíceis de contestar.
Na prática: mesmo quando há bastante preço público para o item, acrescentar uma segunda fonte custa pouco e fortalece bastante.
O que precisa estar no processo
Esta é a parte que decide se a pesquisa se sustenta. Nenhum item aqui é sobre a ferramenta usada; todos são sobre o registro.
| O que registrar | Por quê |
|---|---|
| A origem de cada preço — órgão, data, modalidade, valor unitário | Sem rastreabilidade, o controle não tem como conferir, e o que não é conferível costuma ser tratado como não comprovado |
| O método adotado e o motivo | Média, mediana e menor preço são todos válidos; não dizer qual foi usado, não |
| Os valores descartados e o critério | A exclusão é obrigatória; a exclusão silenciosa é apontamento |
| A data da pesquisa | Preço tem validade. Pesquisa antiga precisa de atualização ou de nova coleta |
| A justificativa da fonte, quando não foram usados os incisos I e II | É o que separa uma escolha de uma omissão |
| O responsável pela pesquisa | Ato administrativo tem autor |
Os erros que mais aparecem
Usar só três orçamentos de fornecedor. É a fonte de menor prioridade. Sem justificar por que as prioritárias não serviram, é apontamento quase certo.
Copiar o preço de um único processo anterior. Um preço não é uma pesquisa. E um preço de um ano atrás, sem atualização, é um preço errado.
Calcular a média sobre valores discrepantes. A média é sensível a extremos. Um único valor muito alto puxa a estimativa inteira, e é exatamente esse tipo de resultado que o controle sinaliza como sobrepreço.
Não registrar o descarte. Retirar o valor absurdo é correto. Retirá-lo sem dizer é o que gera a dúvida.
Deixar a pesquisa para o fim do prazo. É a causa raiz de todos os anteriores. Uma pesquisa feita em duas horas, na véspera, usa a fonte mais rápida e não sobra tempo para registrar o raciocínio.
Como o AnalisePreços entra nisso
O produto foi construído em torno dos parâmetros I e II — contratações homologadas em todo o território nacional, que são as fontes prioritárias.
Você entrega a lista de itens da contratação e o sistema cota item a item, em segundo plano. O relatório sai com a origem de cada preço identificada, com média e mediana calculadas por fórmula fechada e auditável, e com o brasão do órgão, pronto para anexar ao processo. O Assistente IA ajuda a encontrar o item e a revisar uma seleção incoerente; ele nunca calcula o número.
A página Pesquisa de preços e o Tribunal de Contas descreve o método em detalhe.