Uma pesquisa de preços bem feita e mal documentada é indistinguível de uma pesquisa mal feita.
Quem confere o processo não estava lá. Não sabe quantas fontes você consultou, quantos itens conferiu um a um, nem por que descartou aquele valor. Sabe o que está escrito — e só.
Este guia é sobre o que escrever.
Ele é o par de outra página: o preço estimado da contratação trata de como o número é obtido; esta, de como ele fica demonstrável depois.
O princípio
Tudo se resume a uma pergunta: um terceiro consegue refazer a sua pesquisa e chegar ao mesmo número?
Se sim, ela se sustenta. Se não, ela depende da sua palavra — e a sua palavra não estará no processo daqui a dois anos, quando ele for auditado.
O que precisa estar lá
1. A origem de cada preço
Não a média. Cada preço que entrou no cálculo, com:
- órgão ou fornecedor de origem
- data da contratação ou da cotação
- modalidade, quando aplicável
- valor unitário
- unidade de fornecimento
Este é o item mais importante da lista. Sem ele, não há conferência possível, e o que não é conferível costuma ser tratado como não comprovado.
2. O método de cálculo, e o motivo
Média, mediana ou menor preço são todos válidos. Não dizer qual foi usado, não.
Adotou-se a mediana como método de obtenção do preço estimado, por ser menos sensível a valores extremos, dada a dispersão observada na amostra.
Duas linhas. Resolvem uma objeção inteira.
3. Os valores descartados
Quais saíram e por qual critério. Uma tabela de três colunas basta:
| Valor | Fonte | Motivo da exclusão |
|---|---|---|
| R$ 18,90 | Contratação 123/2026, Município X | Unidade incompatível (caixa com 12) |
O descarte silencioso é o achado mais fácil de um auditor, porque sugere que o resultado foi escolhido antes do cálculo.
4. A justificativa da fonte
Se os parâmetros prioritários da IN 65 — sistemas oficiais e contratações similares — não foram usados, diga por quê.
Consultadas as fontes dos incisos I e II para o item 7, não foram localizadas contratações públicas com especificação compatível no período de um ano. Adotou-se o parâmetro do inciso IV.
Sem essa frase, a leitura natural de quem confere é que as fontes prioritárias foram ignoradas — não que não serviram.
5. A data da pesquisa
Preço tem validade. A norma fixa prazos para fontes específicas: orçamentos de fornecedores com no máximo seis meses da divulgação do edital, contratações similares no período de um ano anterior. Sem a data, não há como verificar nenhum dos dois.
6. O responsável
Ato administrativo tem autor. Nome, cargo e a identificação de quem elaborou a pesquisa.
7. Os anexos que comprovam
Relatório da consulta, prints com data e hora de acesso quando a fonte for sítio eletrônico, solicitações formais de cotação e as respostas dos fornecedores.
Um modelo de despacho
Serve como esqueleto. Ajuste ao seu órgão.
Pesquisa de preços — Processo nº ___
1. Objeto. Aquisição de ___, conforme especificações do Termo de Referência.
2. Fontes consultadas. Foram consultados os parâmetros do art. 23, § 1º, da Lei 14.133/2021, na ordem de prioridade do art. 5º da IN SEGES/ME 65/2021. Para os itens ___ foram obtidos preços dos incisos I e II. Para os itens ___, não localizados preços públicos com especificação compatível, adotou-se o inciso ___, pelas razões registradas no item 5.
3. Amostra. Coletados ___ preços, discriminados no relatório anexo, com identificação de origem, data e valor unitário.
4. Exclusões. Foram desconsiderados os valores relacionados na tabela do item ___, por ___ (unidade incompatível / especificação divergente / indício de inexequibilidade).
5. Método. Adotou-se ___ (média / mediana / menor valor), por ___.
6. Resultado. Valor total estimado de R$ ___, discriminado por item no relatório anexo.
7. Data e responsável. Pesquisa realizada em __/__/____ por ___, ___.
Os três erros que mais aparecem
Anexar só a planilha final. A planilha mostra o resultado, não o caminho. Sem a origem de cada preço, ela é uma afirmação.
Escrever "foram pesquisados os preços de mercado". Frase que não diz nada e que sinaliza, para quem confere, que não há o que dizer.
Documentar depois. Reconstituir de memória, uma semana depois, o motivo de cada exclusão é onde o processo fica frágil — e é o que acontece quando a pesquisa é feita na véspera do prazo.
O ponto que quase ninguém trata
A qualidade da documentação é função do tempo disponível.
Ninguém decide documentar mal. O que acontece é que a coleta consumiu o prazo inteiro e sobrou meia hora para escrever. Se a pesquisa de 80 itens custa três dias, a documentação vai ser fraca — não por desleixo, por aritmética.
É por isso que reduzir o custo de tempo da coleta melhora a defensabilidade mais do que qualquer modelo de despacho.
Como o AnalisePreços ajuda
O relatório sai com a origem de cada preço identificada, item por item, com média e mediana calculadas por fórmula fechada e auditável, com o brasão do órgão, o responsável e a data. É o anexo do item 3 e do item 7 do modelo acima, pronto.
E, principalmente: a coleta acontece em segundo plano enquanto você resolve outros assuntos, o que devolve ao processo o tempo que a documentação exige.
A página Pesquisa de preços e o Tribunal de Contas descreve o método.