A Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021 é o texto que transforma o art. 23 da Lei 14.133 em procedimento. Ela disciplina a Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional — estados e municípios não estão vinculados, mas muitos a adotam por norma própria, e os Tribunais de Contas costumam usá-la como régua de razoabilidade quando não há regulamento local.
Este guia percorre os parâmetros um a um, com o que cada um exige.
A ordem, antes da lista
O ponto que mais muda a prática não é quais são os parâmetros — é que os incisos I e II devem ser priorizados.
Preços públicos primeiro. Só depois mídia especializada, orçamento de fornecedor e base de notas fiscais.
Quem trabalha com compras há tempo estranha, porque a cultura dos três orçamentos vem da lei anterior. Sob a regra atual, orçamento de fornecedor é o quarto parâmetro, e usá-lo sem justificar por que os prioritários não serviram é um dos apontamentos mais frequentes.
Parâmetro I — sistemas oficiais
Composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente no painel para consulta de preços ou no banco de preços em saúde disponíveis no PNCP.
O que é: preços que a Administração já pagou, consultados pelas ferramentas oficiais.
O que exige: atenção ao teto. O parâmetro fala em custos unitários menores ou iguais à mediana — a mediana funciona como referência superior, não como alvo.
Onde tropeça: a unidade de fornecimento. Um resultado por caixa com 50 e outro por unidade não são comparáveis antes da conversão.
Parâmetro II — contratações similares
Contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à data da pesquisa, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente.
O que é: o que outros órgãos contrataram, para o mesmo objeto ou objeto equivalente.
É o parâmetro que um banco de preços torna consultável em escala: sem ele, "contratações similares" significa abrir portal por portal, item por item.
O que exige: três coisas que costumam passar batido.
Prazo: um ano anterior à data da pesquisa. Contratação mais antiga não serve sem atualização.
Similaridade real: "similar" é sobre o objeto, não sobre o nome. Duas contratações com a mesma descrição podem ter especificações, quantidades e condições de entrega muito diferentes — e isso explica boa parte da variação de preço que parece inexplicável.
Atualização: a norma pede que se observe o índice de atualização correspondente. Preço de onze meses atrás, em item sensível a insumo, não é o preço de hoje.
Parâmetro III — mídia e tabelas de referência
Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenham a data e hora de acesso.
O que é: tabelas oficiais setoriais e publicações de mercado.
O que exige: data e hora de acesso, expressamente. Print de tela sem carimbo de quando foi acessado não cumpre o requisito.
Onde tropeça: "sítio de domínio amplo" não é qualquer site. Um marketplace de varejo tem preço de varejo, com frete e tributação de pessoa física — raramente é comparável a uma compra pública em escala.
Parâmetro IV — pesquisa direta com fornecedores
Pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que os orçamentos não tenham sido obtidos com mais de seis meses de antecedência da data de divulgação do edital.
O que é: os três orçamentos de sempre.
O que exige — e é aqui que quase todo processo fica frágil:
Solicitação formal de cotação. O pedido precisa existir, por escrito, com o que foi pedido e para quem.
Justificativa da escolha dos fornecedores. Por que essas três empresas e não outras. Não é formalidade: é o que impede a escolha dirigida.
Prazo de seis meses em relação à divulgação do edital.
A armadilha: três orçamentos de fornecedores da mesma região, do mesmo porte, obtidos no mesmo dia, com valores próximos, não descrevem o mercado — descrevem três empresas.
Parâmetro V — notas fiscais eletrônicas
Pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas.
O que é: operações efetivamente realizadas, não propostas.
Onde tropeça: a nota registra a operação, não o contexto. Quantidade, prazo de entrega e condição comercial não aparecem, e são justamente o que explica a diferença entre dois preços do mesmo item.
O cálculo, depois da coleta
Reunidos os preços, a norma estabelece que se use a média, a mediana ou o menor dos valores, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais parâmetros, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados.
Dois guias tratam disso em detalhe: média, mediana ou menor preço e como excluir preços inexequíveis e excessivos.
Um roteiro prático
- Comece pelos parâmetros I e II. São os prioritários e são preços públicos.
- Converta tudo para preço unitário antes de comparar. Caixa, fardo e pacote não se comparam entre si.
- Confira a similaridade real das contratações, não só a descrição.
- Se recorrer aos incisos III a V, registre por quê. Uma frase basta, mas ela precisa existir.
- Descarte o que não deve entrar — e diga qual e por quê.
- Escolha o método e justifique, antes de olhar o resultado.
- Registre a data da pesquisa e o responsável.
Como o AnalisePreços se encaixa
O produto trabalha sobre os parâmetros I e II — contratações homologadas em todo o território nacional. A conversão de unidade é feita pelo Divisor, a similaridade é atacada pela Busca Inteligente, que encontra o item mesmo quando a descrição não bate, e o relatório sai com a origem de cada preço, média e mediana por item, e o brasão do órgão.