Todo setor de compras já fez isto: o item não aparece em nenhuma contratação pública parecida, e a saída é pedir orçamento a três empresas ou procurar o preço num site.
As duas coisas valem. A Lei 14.133 lista as duas entre os parâmetros da pesquisa de preços. Mas são também as fontes que mais caem quando o controle interno abre o processo — não por serem proibidas, e sim porque costumam chegar sem a prova que a norma pede.
Este guia é sobre essa prova.
Onde elas entram na lei
O art. 23, § 1º, da Lei 14.133/2021 lista os parâmetros da pesquisa de preços. Dois deles são os deste guia:
- Inciso III — dados de mídia especializada, tabela de referência oficial e sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, com data e hora de acesso;
- Inciso IV — pesquisa direta com no mínimo três fornecedores, com solicitação formal de cotação, justificativa da escolha dos fornecedores e orçamentos com no máximo seis meses antes da divulgação do edital.
A IN SEGES/ME 65/2021, que regulamenta a pesquisa na esfera federal e serve de referência para muitos municípios, manda priorizar os incisos I e II — sistemas oficiais e contratações similares, ou seja, preços públicos. Fornecedor e site não são proibidos; são a fonte que precisa de motivo. O guia sobre a IN SEGES 65/2021 detalha a ordem.
Na prática, isso dá uma regra simples: primeiro procure preço público; use orçamento e site para completar ou para o item que não tem preço público — e diga por quê.
Orçamento de fornecedor: o que precisa estar no processo
O pedido, por escrito
A lei fala em solicitação formal de cotação. Telefonema não deixa rastro. O pedido precisa existir — e-mail ou ofício — com o que foi pedido, a quem e quando. É o que mostra que a empresa cotou o mesmo objeto que você vai contratar.
Vale mandar junto a descrição completa do item, a quantidade e as condições da compra (prazo de entrega, local, forma de pagamento). Orçamento de uma caixa entregue no balcão não descreve o preço de 500 caixas entregues na secretaria.
A resposta completa
Um orçamento útil traz, no mínimo: descrição do objeto, valor unitário e total, CNPJ (ou CPF) de quem cotou, contato, data e o nome de quem responde pela empresa. Faltando o CNPJ ou a data, o documento perde metade do valor.
O prazo de seis meses
Conta da data do orçamento até a divulgação do edital. Orçamento guardado de uma compra do ano passado não serve — e a data no documento é a única forma de provar que está dentro do prazo.
A justificativa da escolha
Por que essas três empresas, e não outras? Uma frase resolve: "fornecedores do ramo, com atuação na região, cadastrados no órgão" — o que for verdade. Sem ela, a leitura de quem confere é que a escolha foi dirigida.
Quem não respondeu
Pediu a cinco e só três responderam? Registre os cinco. Mostra que houve procura de verdade, e não três pedidos feitos a quem já se sabia que ia cotar.
Preço de site: o que precisa estar no processo
Data e hora de acesso
É a exigência expressa do inciso III. Preço de site muda de um dia para o outro, e sem o momento da consulta não há como conferir nada. Print sem data e hora não cumpre a regra.
O endereço da página
A URL exata, não só o nome da loja. Quem confere precisa conseguir abrir a mesma página.
O print da tela
Mostrando o produto, a especificação e o preço, de preferência numa imagem só. É a prova do que estava lá no momento do acesso.
Comparabilidade
"Domínio amplo" não é qualquer site. Loja de varejo cobra preço de varejo, para uma unidade, com frete e imposto de pessoa física. Para uma compra pública em escala, o preço de site costuma servir como teto de referência, raramente como o preço típico — e vale dizer isso no processo quando for o caso.
Os erros que mais aparecem
Só três orçamentos, e nada mais. É a fonte de menor prioridade. Sem preço público na amostra e sem justificativa, o processo fica exposto.
Três orçamentos iguais demais. Mesma data, mesma região, valores quase idênticos. Não descrevem o mercado — descrevem três empresas que talvez se conheçam.
Print sem data, ou data escrita à mão. O requisito é a data e a hora do acesso, registradas no momento. Anotação posterior não prova nada.
Orçamento que entra na média, mas não no processo. O valor aparece na planilha e o documento não está anexado. Quem confere não tem como verificar.
Misturar sem separar. Preço público, orçamento e site somados numa conta só, sem dizer de onde veio cada um. A cesta de preços é boa prática — desde que a origem de cada número fique visível.
O que não muda
Fornecedor e site completam a pesquisa; não substituem a decisão do órgão. A escolha das empresas, a justificativa da fonte e a análise dos valores discrepantes continuam sendo de quem conduz o processo. O guia sobre como documentar a pesquisa traz um modelo de despacho que já tem lugar para essa justificativa.
Como o AnalisePreços ajuda
O AnalisePreços busca primeiro o que a norma manda priorizar: mais de 15 milhões de preços homologados de contratações públicas de todo o país. Para o que faltar, você lança no mesmo lote o que recebeu:
- Orçamento de fornecedor — CNPJ, como chegou (e-mail, WhatsApp, ofício…), a data do orçamento e o arquivo da proposta, em PDF ou imagem. O sistema avisa quando o orçamento passa de seis meses.
- Preço de site — o endereço, a data e a hora do acesso, preenchidas na hora no horário de Brasília, e o print colado direto na tela.
Esses preços entram na mesma média e na mesma mediana dos preços públicos, nos relatórios e nos documentos da contratação, com a origem de cada um marcada — preço público, cotação ou site. O relatório ganha um anexo de evidências com cada proposta e cada print, e uma impressão digital (hash) de cada arquivo, para mostrar que é o mesmo que foi lançado. E uma nova busca nunca apaga o que você lançou.
O sistema não pede orçamento a ninguém — quem pede e recebe é o órgão. Ele organiza a prova. O método está em Pesquisa de preços e o Tribunal de Contas.