Quem audita processos de compra vê os mesmos problemas se repetirem — não por má-fé, mas por prazo curto, fonte fácil e registro fraco. Este guia lista os sete mais frequentes, na ordem em que costumam aparecer, com a correção de cada um.
1. Só três orçamentos de fornecedor
O clássico. A pesquisa inteira se apoia em três cotações pedidas a empresas escolhidas sem critério registrado.
Por que derruba: orçamento de fornecedor é o quarto parâmetro na ordem de prioridade da IN 65 — atrás dos preços públicos. Usá-lo isoladamente, sem justificar por que os parâmetros prioritários não serviram, é o apontamento mais comum da categoria. E orçamento é proposta, não preço praticado: três empresas dizendo quanto cobrariam não descrevem um mercado.
A correção: comece pelos preços públicos — o guia da IN 65 mostra a ordem. Se os orçamentos forem necessários, registre a justificativa da escolha dos fornecedores, que a lei exige expressamente.
2. Fonte única
Todos os preços vêm do mesmo lugar — seja um portal, seja um processo antigo, seja um único fornecedor consultado três vezes por caminhos diferentes.
Por que derruba: uma fonte é um recorte. O TCU cobra fontes capazes de representar o mercado, e a resposta consolidada da jurisprudência é a cesta de preços: mais de uma origem, combinada.
A correção: duas fontes já mudam a conversa. Preço público como base, uma segunda fonte como confirmação.
3. Média calculada sobre amostra com valor discrepante
A amostra tem quatro preços perto de R$ 4,50 e um de R$ 18,90 — e a média sai R$ 7,28, 62% acima do que o mercado pratica.
Por que derruba: é o mecanismo clássico do sobrepreço involuntário. A média é sensível a extremos; um único valor errado determina a estimativa inteira, e é exatamente esse padrão que o controle procura.
A correção: limpar a amostra antes de calcular e, havendo dispersão, preferir a mediana. O guia média, mediana ou menor preço traz o exemplo completo.
4. Descarte silencioso
Um valor saiu do cálculo e o processo não diz qual, nem por quê.
Por que derruba: é o achado mais fácil de um auditor, porque sugere que o resultado foi escolhido antes do cálculo. A exclusão de valores inexequíveis, inconsistentes e excessivos é obrigatória — mas a exclusão não justificada transforma um dever em suspeita.
A correção: uma tabela de três colunas — valor, fonte, motivo. O procedimento completo está em preços inexequíveis e excessivos.
5. Unidades não convertidas
Um preço é da caixa com 50, outro da unidade, outro do pacote com 12 — e os três entraram no mesmo cálculo como se fossem comparáveis.
Por que derruba: produz estimativas absurdas nos dois sentidos, e é a causa número um de "preço discrepante" que na verdade é erro de comparação. Um preço 50 vezes maior que os demais quase nunca é sobrepreço — é a caixa inteira comparada à unidade.
A correção: converter tudo para o preço unitário antes de qualquer comparação, e registrar a conversão quando ela não for óbvia.
6. Pesquisa velha, ou sem data
O processo usa preços coletados meses antes, sem atualização — ou simplesmente não diz quando a pesquisa foi feita.
Por que derruba: preço tem validade. A norma fixa prazos objetivos: orçamentos de fornecedores valem até seis meses antes da divulgação do edital; contratações similares, um ano antes da pesquisa, com índice de atualização. Sem data, nenhum dos dois limites é verificável — e o que não é verificável costuma ser tratado como não atendido.
A correção: data em tudo, e coleta refeita quando o processo atrasa.
7. O caminho da decisão não está escrito
A pesquisa até foi bem feita — mas o processo não diz qual método foi usado, por que aquela fonte, quem elaborou. Só a planilha final.
Por que derruba: quem confere não estava lá. O que não está escrito não existe, e uma pesquisa indefensável por falta de registro é indistinguível de uma pesquisa mal feita.
A correção: o roteiro completo está em como documentar a pesquisa de preços, com um modelo de despacho pronto para adaptar.
O padrão por trás dos sete
Releia a lista: nenhum dos erros é de conhecimento. Todos são de tempo.
Só três orçamentos porque a coleta boa custava dias. Fonte única porque a segunda fonte custava mais uma tarde. Unidade não convertida porque eram 60 itens. Registro fraco porque a coleta consumiu o prazo e a documentação ficou para a meia hora final.
É por isso que a correção estrutural não é um checklist — é baratear a coleta. Quando a pesquisa custa minutos, sobra tempo para o que sustenta o processo: o critério, a limpeza, o registro.
Como o AnalisePreços ataca a causa
A Busca Automatizada cota a lista inteira em segundo plano — a coleta deixa de consumir o prazo. O Divisor converte as unidades (erro 5). A base é de contratações homologadas em todo o território nacional — parâmetros prioritários, não orçamentos (erro 1). E o relatório sai com a origem de cada preço, média e mediana por fórmula fechada, data e responsável — os erros 4, 6 e 7 morrem no registro automático.